多个版本在流通, 丢失的文档版本, 重要信息被覆盖:每个人都熟悉文档版本控制中的这类问题. 好的版本控制不是火箭科学, 但这确实需要在你的组织内部仔细考虑. 这13条建议将帮助你在组织内简化版本控制.
什么是版本控制?
版本控制, 也称为版本管理, 指对不同版本的文件进行高效有序的管理. 简单地说，它意味着存储所有版本的文档，并使用户能够轻松地检索它们. 当多人参与创建文档时，版本控制尤其必要, 但当文档频繁更改时也会出现这种情况.
远程和混合工作的采用进一步增加了对它的需求. 如果许多员工在不同的地方工作，管理文档就会变得更加困难.
版本控制的好处
版本控制对组织有几个重要的好处. 例如, 它可以帮助防止或快速撤销错误, 节省处理和搜索文档的时间, 确保敏感信息不落入坏人之手, 并允许对团队工作进行回顾性审查.
版本控制为员工面临的许多问题提供了解决方案. 想想同时在流通的不同版本, 由于未跟踪更改而丢失的重要信息, 以及无法(足够快地)找到的文件，因为, 例如, 文件名.
版本控制提示
以下13条建议将帮助你在组织内将文档版本控制提升到一个新的水平.
1 .选择合适的软件
软件本身并不能解决所有问题，但它会非常有帮助. 在选择版本控制软件时，需要注意以下几个方面:
- 实时协作的能力
- 用户友好性
- 集成:软件应该与诸如文字处理器之类的应用程序很好地集成, 沟通平台, 项目管理系统
- 支持不同的文件格式(如Word、Excel、PDF和图像)
- 版本历史记录，您应该能够轻松查看和撤销版本和更改
- 导出版本历史记录，这对于遵从性目的可能是必要的
- 全面的访问控制和权限特性
- 脱机访问文档, 一旦互联网接入恢复，软件就会自动同步
- 备份和恢复特性
- 可伸缩性:软件必须能够随着文档和用户数量的增加而扩展.
2 .制定明确的规则和指导方针
明确的规则和指导方针对于确保组织内的每个人都知道如何使用版本控制系统非常重要. 确保每个人都知道版本控制的目的，以及对他们的期望.
3 .鼓励交流
团队成员应该在必要时就文档变更进行清晰且频繁的沟通, 这样每个人都能立即得到通知. 到底发生了什么? 谁改变了什么? 变化的原因是什么? 十大网博靠谱平台文档进度的沟通也是良好版本控制的重要组成部分. 为了彻底的改变, 明智的做法是总是描述(在文档级别)发生了什么变化以及为什么发生了变化, 以便同事能够快速识别和理解这些变化.
#4限制活动版本的数量
如果一份文件有多个有效版本在流通, 这将导致混乱和效率低下. 因此，实时地在一个共享文档中尽可能多地协同工作.
5 .使用评论、建议并跟踪变化
通过使用注释和建议，而不是直接在文档中进行更改, 它变得更容易讨论, 审查并接受或拒绝更改. 如果员工选择更改文本，请确保打开“跟踪更改”功能. 这种方式, 您可以准确地看到哪些更改是由谁进行的，并快速接受或拒绝提议的更改.
#6通过模板创建结构
如果您为经常使用的文档类型设置了固定模板, 文档可以被一致地组织和结构化. 模板有助于更快地创建文档，更容易地组织它们，并使它们更容易理解.
#7定期修改文档
版本控制的一个重要原则是信息总是正确和最新的. 因此，定期修改和更新文档非常重要. 这尤其适用于经常查阅和许多人依赖的文件.
#8使用元数据和标签
通过使用元数据和标签，您可以向文档添加额外的信息. 对于元数据，您可以考虑，例如，作者和创建时间. 标签(或标签)是描述文档的关键字或短文本. 元数据和标签使员工更容易、更快捷地进行搜索和组织, 减少错误，更深入地了解文档之间的关系.
#9存档版本历史记录
导出和存档版本历史记录有助于事后查阅更改并符合法律要求, 例如在隐私或安全领域.
10 .为大型或重要的项目设定额外的需求
对于与大型或重要项目相关的文档，版本控制甚至更为重要. 额外的需求可能是明智的，例如使用不同的版本编号系统. 对于较大的项目，您可以使用由三个组件组成的版本号(例如1.0.1):第一个数字代表重大变化, 第二个是中型调整, 第三个数字是编辑修改.
保持一种日志也很有用，团队成员可以很容易地查看每个版本的更改内容和原因. 对于非常广泛的文档, 应用“分支”可能是明智的,这是软件开发中的惯例. 这包括在不妨碍彼此的情况下，在不同的部分分开工作. 合并分支是一项精确的工作, 有必要仔细检查信息是否消失或重复.
#11建立良好的信息架构
如果文件结构不合理，它们可能会丢失，不同的版本很容易传播. 这就是为什么你需要建立一个好的文件夹组织系统, 在整个组织中统一应用哪一个.
#12授予适当的访问权限
为正确的人提供正确的文档和文件夹访问权限. “最少特权”原则很重要:员工不应被授予超出他们需要的访问权限. 您应该区分具有修改权限的人和只有阅读或评论权限的人. 定期检查所有权限:例如，人员可能会离开，角色可能会更改. 通过巧妙地设置组，可以简化权限管理.
#13培训员工
无论软件可以实现多少自动化，版本控制在一定程度上仍然是一项人工任务. 人们也会犯错. 这就是为什么对员工进行版本控制最佳实践培训是很重要的. 例如, 解释软件最重要的功能, 他们如何在文档上进行最佳协作, 预期的信息体系结构是什么, 什么策略适用于更新文件, 存档版本历史记录, 使用元数据和标签.
数字工作场所的版本控制
数字化工作场所以各种方式帮助实现文档的版本控制, 允许员工更有效地协作，降低数据丢失或错误的风险.
例如, 通过在分享Point上提供一个接口，workwork365使版本控制更容易, OneDrive, 文件服务器. 所有这些平台都在数字工作场所中联合起来, 在工作场所仪表板中提供了许多功能. 想想分享Point中的版本控制, 哪些允许员工查看, 检索, 并删除旧版本.
使用Workspace 365, 员工的所有文档都有一个文档应用程序, 不管它们存储在哪里. 这在一定程度上解决了信息架构的问题. 组织是否使用分享Point、OneDrive和网络驱动器? 在这种情况下，并不总是清楚员工应该将文件存储在哪里. 使用Workspace 365, 他们只有一个文档应用程序, 使建立和维护良好的信息体系结构变得更加容易.
